Inloggen ITSME

Gebruikersnaam:

Wachtwoord:

Onze Blik op Inkoop en Aanbestedingsrecht

Impressie ITS » ITSVIEW » Gemeentelijk inkoopbeleid 2.0

Gemeentelijk inkoopbeleid 2.0




Gemeentelijk inkoopbeleid 2.0

professionalisering van het gemeentelijke inkoopbeleid




Veel gemeentes hebben de wijze waarop zij invulling wensen te geven aan haar plicht om rechtmatig en doelmatig in te kopen vastgelegd in inkoopbeleid. Het aantal gemeentes met een inkoopbeleid is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Dat is positief.
Nu is het tijd om de vervolgstap te zetten in de verdere professionalisering van het gemeentelijke inkoopbeleid!

Sinds 2004 is in de Gemeentewet een rechtmatigheidstoets opgenomen als verplicht onderdeel van het interne accountantstoezicht. Bij deze rechtmatigheidstoets dient zowel externe regelgeving (EU, Rijk, Provincie) te worden betrokken als interne regelgeving (gemeentelijke verordeningen en bepaalde beleidsregels van het college, c.q. de burgemeester).
In de praktijk beperken gemeentelijke inkoopbeleidsplannen zich veelal tot reglementen ter inbedding van deze regelgeving in interne processen. Hierdoor zijn inkoopbeleidsplannen vaak gericht op het verschaffen van duidelijke regels op het gebied van de Administratieve Organisatie en Interne controle inzake inkoop en aanbesteding.
Het Expertisecentrum Aanbesteden, Pianoo, lijkt deze visie te ondersteunen. Op haar website wordt vermeld dat inkoopbeleid een afgeleide moet zijn van organisatiebeleid, maar ook dat in het inkoopbeleid de procedures voor inkopen onder en boven de drempelbedragen moeten worden beschreven evenals de specifieke eisen over bijvoorbeeld duurzaam inkopen en de sociale aspecten van inkoop.

Daarnaast kan het inkoopbeleid het gebruik van standaarddocumenten voorschrijven. Inkoopbeleid dient duidelijk te maken wat de rol van inkoop is en wat de overheidsinstelling van haar inkoopafdeling mag verwachten.

De algemene waarden in het organisatiebeleid bij overheden en uitgangspunt voor het inkoopbeleid zijn:

  • efficiënt en effectief omgaan met publieke middelen;
  • het door de politiek gedefinieerde algemeen belang staat boven het belang van het individu en de eigen organisatie;
  • in voorbeeldrol integriteit uitstralen en continu handelen in zowel de letter als de geest van het beleid, en;
  • zorgen voor objectieve, transparante en democratische verantwoording.
Een inventarisatie van diverse inkoopbeleidsplannen van gemeenten zoals terug te vinden op het internet, bevestigt de realisatie van bovenstaande uitgangspunten. Het nastreven van rechtmatigheid lijkt van groter belang te zijn dan het realiseren van doelmatigheid doordat veelal de juridische uitgangspunten voorafgaand aan de maatschappelijke en economische uitgangspunten worden beschreven. Daarnaast wordt veel aandacht besteed aan de te volgen aanbestedingsprocedure, waarbij de keuze bestaat uit het volgen van een Europese, nationale, meervoudig onderhandse of enkelvoudig onderhandse procedure. In een aantal gevallen wordt ook de vorm van de inkooporganisatie beschreven.

Volgens het Managementboek van het jaar 2010 van Gerco Rietveld getiteld “Inkoop een nieuw paradigma” bevinden inkopers zich op een inkoopeiland, waardoor zij zich onbewust zijn van een wereld om hen heen.

Veel inkoop initiatieven, waaronder leveranciersmanagement en het bundelen van inkoopvolume door gezamenlijk inkopen, zijn meer dan eens een uitvloeisel van het machtsdenken van inkoop zonder dat dit soort activiteiten direct bijdraagt aan het primaire doel van een organisatie.
Te vaak worden middelen als doel gezien, aldus Rietveld. Het is volgens hem tijd voor verandering. Rietveld pleit voor een strategische uitlijning door het leggen van een directe relatie tussen de inkoopfunctie en de businessstrategie(en).

Hij hanteert hiervoor een drietal stappen:
  • Inventariseer de doelstellingen en strategie van de organisatie
  • Identificeer welke bijdrage de inkoopmarkt kan leveren aan het realiseren van deze doelstellingen
  • Bepaal de wijze waarop inkoop de inkoopdoelstellingen gaat realiseren
Uiteraard heeft de overheid als inkopende partij andere kenmerken dan de private sector. Toch leert ook nu een inventarisatie op het internet dat veel gemeenten een visie, missie en doelstellingen hebben.
Enkele voorbeelden zijn:

“De gemeente Wierden is een zelfstandige overheidsorganisatie die voor de (toekomstige) inwoners de kwaliteit van het bestaan verbetert door voor hen een zo groot mogelijk welzijn na te streven.”

“Met respect voor een ieders rol en expertise dragen wij bij aan het gemeenschappelijk doel: de kwaliteit en duurzaamheid van de Zwolse samenleving.”


Ondanks dat er bij gemeenten dus sprake is van een ontwikkelrichting met bijbehorende strategie, zijn de inkoopbeleidsplannen weinig dynamisch en wordt er in het geheel niet onderzocht op welke wijze de inkoopmarkt een bijdrage kan leveren aan de organisatiedoelstellingen. Het is de ervaring van ITS dat ook bij het uitvoeren van Europese aanbestedingen hiermee in zijn geheel geen rekening wordt gehouden. Het door Rietveld aangehaalde inkoopeiland lijkt zich ook bij de inkoop door gemeenten voor te doen.

Aanbestedingsrechtelijk zijn er echter weinig bezwaren om een volgende stap te zetten in de verdere professionalisering van het gemeentelijk inkoopbeleid en de inkoopfunctie in het bijzonder.


Tijd voor een gemeentelijk inkoopbeleid 2.0!



Ing. R. (Rob) Rijnders, consultant ITS

Mocht u meer informatie willen over dit onderwerp, is uw organisatie ook toe aan meer dynamiek in het inkoopbeleid, neem dan contact met ons op.