Inloggen ITSME

Gebruikersnaam:

Wachtwoord:

Onze Blik op Inkoop en Aanbestedingsrecht

Impressie ITS » ITSVIEW » Heiligen de middelen het doel?

Heiligen de middelen het doel?



Europees Aanbesteden

Heiligen de middelen het doel ?



Binnen inkoop in de publieke sector heeft het Europees aanbesteden een status aparte. Door de complexe regelgeving en de daaruit voortvloeiende jurisprudentie ligt de focus bij Europese aanbestedingen veelal op de juridische aspecten. Hierdoor loopt een aanbestedende dienst het risico dat het op juiste wijze Europees aanbesteden een hoofddoel op zich wordt en het te bereiken inkoopresultaat als primair doel ondersneeuwt.


Waar leidt dat toe in de praktijk: Eerder gebruikte formats worden gekopieerd en weer opnieuw toegepast zonder dat men zich afvraagt of het format ook in de nieuwe situatie toepasbaar is. Gevolg: Aanbestedingen waarmee het beoogde doel niet wordt bereikt en de inschrijvende partijen door het “blinde” gebruik van formats vaak onnodig extra administratieve lasten worden opgelegd.

In dit artikel wordt een aantal voorbeelden van bovengenoemde problemen van Europees aanbesteden tegen het licht gehouden, met als doel u handreikingen te bieden voor het zo optimaal mogelijk gebruiken van de Europese aanbestedingsprocedure met behulp waarvan tevens de inkoopdoelstellingen kunnen worden gerealiseerd.

Selectie-eisen worden gesteld om na te gaan of gegadigden/inschrijvers als zodanig geschikt zijn voor de opdracht. In formats worden over het algemeen veel selectie-eisen opgenomen, die meestal als standaard automatisch in de aanbestedingsdocumenten worden opgenomen. Dit levert dan vaak informatie op die voor de concrete opdracht onvoldoende geschikt blijkt voor het selecteren van de juiste gegadigden/inschrijvers.

Voorbeelden
Indien aan de hand van omzet wordt beoordeeld of de inschrijver voldoende financieel sterk is om de opdracht uit te voeren, dan is het meer regel dan uitzondering om de minimaal geëiste omzet zo maximaal mogelijk uit te vragen. Dit is echter niet altijd even verstandig. Om ook aan kleinere gespecialiseerde marktpartijen en/of lokale marktpartijen een reële kans te bieden, behoort het hanteren van een lagere minimumomzeteis dan het maximum een weloverwogen beslissing te zijn

Indien een minimale standaard solvabiliteitsratio van x% wordt gebruikt om de financiële gezondheid van een inschrijver te beoordelen, dan dient de hoogte van dit x% gerelateerd te zijn aan het specifieke marktsegment. Daarnaast wordt onder de huidige marktomstandigheden hiermee een schijnveiligheid opgeroepen en kan de aanbestedende dienst ongewild partijen uitsluiten die de opdracht wel zouden kunnen uitvoeren. Ook is het bij aanbestedingen van uitsluitend leveringen van standaard producten de vraag of het daadwerkelijk noodzakelijk is dat een inschrijver aan deze eis zou moeten voldoen. Er zijn immers genoeg aanbieders op de markt beschikbaar.

Indien referenties worden gevraagd om eerdere ervaringen aan te tonen, wordt vaak een referentie standaard getoetst aan vergelijkbaarheid met de te verstrekken opdracht. Voor een opdracht die in wezen een kopie betreft, is dat een goede manier om te beoordelen of de inschrijver in staat is de opdracht uit te voeren. Is de aanbestedende dienst echter op zoek naar een inschrijver die creatief en innovatief te werk gaat, verdient het aanbeveling de criteria ten aanzien van technische bekwaamheid niet te specifiek op vergelijkbaarheid te richten.

Veelal worden selectiecriteria uitgevraagd met daarbij de eis dat bij de aanmelding/inschrijving de bewijsstukken, bijvoorbeeld door middel van een verklaring van een accountant of meerdere jaarverslagen ter controle dienen te worden overgelegd. Dit leidt tot een grote administratieve last. Een mogelijkheid om deze last te voorkomen, is het opnemen van een verklaring waarin gegadigden/inschrijvers verklaren aan de gestelde selectie-eisen te voldoen en de aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt op het moment van selectie/gunning de bewijsstukken op te vragen en te toetsen.

Conclusie
Het verdient aanbeveling voor iedere aanbesteding het inkoopresultaat als doel helder op het netvlies te houden. Door naast de verplichte eisen alleen die specifieke criteria te gebruiken die helpen dit doel te bereiken wordt ook de administratieve last van de inschrijvers in het oog gehouden. Een Europese aanbesteding is meer dan het toepassen van eerder gebruikte formats. Een Europese aanbesteding blijft maatwerk en is dan een krachtig middel om de primaire doelen van de organisatie te bereiken.