Wat hebben wij gedaan voor ASG

Aanbesteding van ICT-infrastructuur

De professionalisering van de ICT en de uitvoering van innovatieprojecten binnen de onderwijssector is sterk in ontwikkeling. De traditionele rol van ICT fungeert steeds vaker als innovatief onderwijsmiddel. Ook de Almeerse Scholen Groep is op deze ICT trend ingesprongen via een Europese aanbestedingsprocedure in 2010.

Hiermee is een belangrijke stap gezet naar een verbetering en nadere ontwikkeling van de educatieve en bedrijfsmatige processen.

 

Full Outsourcement, een ambitieuze missie

De Almeerse Scholen Groep beoogde met deze aanbesteding haar complete ICT-infrastructuur volledig te outsourcen. Een complexe, maar uitdagende missie!
Met de inzet van de bureaucombinatie International Tender Services/WEadvies, is de Almeerse Scholen Groep hierin met succes geslaagd.

 

Innovatief aanbesteden

Eén van de belangrijkste succesfactoren was de vernieuwende benadering van de ICT-markt door de Almeerse Scholen Groep. Samen met de bureaucombinatie ITS/WEadvies is gekozen voor een niet-openbare aanbestedingsprocedure die uit twee fasen bestaat. De vijf marktpartijen die het hoogst scoorden op basis van de gehanteerde beoordelingssystematiek werden toegelaten tot de tweede fase. De Almeerse Scholen Groep besloot in deze fase af te stappen van de conventionele aanpak waarbij technische specificaties tot op detailniveau dwingend worden voorgeschreven, maar bood juist de gelegenheid aan partijen om hun inhoudelijke expertise in te brengen. Reden hiervoor was het uitgangspunt dat – juist bij dit soort ICT-trajecten – de benodigde expertise en kennis bij de geselecteerde partijen zelf ligt en niet bij de aanbestedende dienst.
Dit heeft zich vertaald in een offerteaanvraag waarin de nadruk is gelegd op functionele eisen en geen specifiek voorgeschreven techniek. Hoe de gewenste oplossing in technisch opzicht eruit komt te zien, is immers het expertiseterrein van de inschrijvers.

 

De partners van de Almeerse Scholen Groep

WEadvies heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan het opstellen van de functionele specificaties en wensen op basis van de “behoeftevraag” van de Almeerse Scholen Groep. Een marktanalyse was hierbij onmiskenbaar. ITS heeft het gehele aanbestedingsproces bewaakt en gecoördineerd. In de voorbereidende fase van de aanbestedingsprocedure was vooral de strategische input van ITS van belang voor een positief resultaat van de aanbesteding. Aanbesteden is immers geen doel op zich, maar een middel voor het behalen van bepaalde doelstellingen. De bureaucombinatie heeft daarom alle risicofactoren voor het succes van de aanbesteding onderzocht en deze zo veel mogelijk opgevangen in de door ITS opgestelde aanbestedingsdocumenten.

Het benutten van kansen

Bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten is zo veel mogelijk gebruik gemaakt van de mogelijkheden die het bestedingsrecht biedt. Zo maakte een presentatie onderdeel uit van de kwalitatieve beoordeling. Inschrijvers kregen hiermee de gelegenheid om zich in hun sterkste punten te onderscheiden van hun concurrenten. Een persoonlijke benadering, die positief is ervaren door alle betrokken partijen.
Een ander voorbeeld was de gebruikmaking van de praktijktest, ook wel “proof of concept” genoemd. De praktijktest geeft een extra toetsingsmoment om in de praktijk vast te stellen of de inschrijver die op basis van de gunningscriteria in aanmerking komt voor de gunning van de opdracht, ook daadwerkelijk de opdracht in de praktijk kan uitvoeren. Een gerust gevoel.

Een gewaagde zet

Met deze aanbesteding heeft de Almeerse Scholen Groep als een van eerste grootste onderwijsinstellingen een belangrijke brug geslagen naar de ICT-markt.
Een welkome vooruitgang binnen de aanbestedingspraktijk!