Inloggen ITSME

Gebruikersnaam:

Wachtwoord:

Waarde voor je geld

Impressie ITS » ITSNEWS » Best Value Procurement

Best Value Procurement



Best Value Procurement (BVP)

“Waarde voor je geld” - 7 juni 2011


 

Best Value Procurement (BVP) / Prestatieinkoop

Vorig jaar kwam ITS in aanraking met de methodiek Best Value Procurement (BVP), of in het Nederlands:  “Prestatieinkoop". Deze inkoopmethodiek is ontwikkeld in de Verenigde Staten door dr. Dean Kashiwagi. Hij ontwikkelde deze methode omdat uit onderzoek dat hij op de Universiteit van Arizona deed bleek dat leveranciers die op basis van aanbestedingen werden geselecteerd in meer dan 60% van de gevallen projecten/opdrachten niet binnen tijd en budget realiseerden en dat opdrachtgevers in bijna 80% van de gevallen niet tevreden waren met het geleverde resultaat. Deze cijfers zijn niet alleen gebaseerd op opdrachtgevers uit de publieke sector maar voor de private sector bleek hetzelfde te gelden. Ook in Nederland zijn die percentages vergelijkbaar.
 


Hoe werkt BVP

 

Aanbestedingsdocumenten bij BVP aanbesteding

Inkopen op basis van BVP betekent dat de aanbesteder in zijn aanbestedingsstukken de primaire randvoorwaarden als eisen stelt en daarnaast de doelstelling(en) formuleert, wat door het te realiseren werk, het te leveren product of de te leveren dienst door de begunstigde ondernemer moet worden bereikt.
Kern van BVP is dat de aanbesteder geen uitgewerkt detailbestek maakt, enkele bladzijden A4 is uitgangspunt. De markt wordt zelf aan het werk gezet door de aanbesteder. De aanbesteder moet dus de echte rol van opdrachtgever ten volle uitoefenen. Dat kan ook als in de ‘zoektocht’ na de aanbesteding die ondernemer ‘als de best geoutilleerde expert’ wordt gecontracteerd die zowel in kwaliteit (binnen budget en tijd ) als naar ervaring de meeste meerwaarde levert. De aanbesteder geeft als een belangrijke randvoorwaarde de maximumprijs (de plafondprijs) die hij wil of kan betalen voor de beste kwaliteit.
 

Aanbestedingsmethodiek van de BVP aanbesteding

Met de methodiek wordt een beroep gedaan op het onderscheidend vermogen van de inschrijvers.
Het selecteren van DE Expert!



Kenmerkend aan de BVP-methodiek bij de aanbesteding is, dat deze beoogt een maximale reductie te bewerkstelligen van enerzijds de risico’s en anderzijds een maximale benutting van de kansen en een gegarandeerde uitvoering van de opdracht. De inschrijver die met zijn inschrijving als beste heeft aangetoond de risico’s (en de eventuele gevolgen daarvan) te onderkennen en te minimaliseren en de voorziene kansen voor het project geïdentificeerd, is de expert die de aanbesteder zoekt voor de uitvoering van de opdracht. Deze expert mag worden verwacht dat hij in staat is als beste de door de aanbesteder geformuleerde doelstellingen van het project te realiseren.
 

De gunningsfase van de BVP aanbesteding

De gunning van de opdracht vindt dan ook niet plaats ‘op de laagste prijs’, maar is per definitie gebaseerd op het criterium “economisch meest voordelige inschrijving”. De beoordeling tijdens de gunningsfase vindt plaats in twee stappen. In de eerste stap dienen inschrijvers een aantal documenten in:

1. Een zgn. scopedocument, waarin de inschrijver in hoofdlijnen aangeeft hoe hij de opdracht zal gaan vervullen.
2. Een risico- en kansendossier
3. De bijbehorende planning
4. De inschrijfprijs.

Met deze documenten geven inschrijvers hun visie op de voorgestelde invulling van het project. De omvang van deze documenten wordt bewust beperkt gehouden, vanuit het principe dat een expert die het project doorziet weinig tekst nodig heeft om de essentie vast te leggen. Teneinde een objectieve beoordeling te borgen worden de genoemde documenten geanonimiseerd ingediend. De beoordelaars van de aanbesteder weten dus niet van welke inschrijver zij de documenten beoordelen. Ook zijn zij niet op de hoogte van de bijbehorende inschrijfprijzen. In de tweede stap, die plaatsvindt na beoordeling van de documenten, houdt de aanbesteder zgn. interviews met de sleutelfunctionarissen van de inschrijvers. Dit zijn functionarissen die een belangrijke rol spelen bij de uitvoering van de opdracht. Deze interviews tellen vrij zwaar mee voor de gunning. De mate waarin de sleutelfunctionarissen de opdracht doorgronden en goed kunnen managen is namelijk van eminent belang om maximaal te kunnen presteren in de uitvoering.
 

De Pre-award fase van de BVP aanbesteding

Nadat het voornemen tot gunning bekend is gemaakt vangt de zogenaamde “pre-award-fase” aan. Dit is een fase die vooraf gaat aan definitieve gunning en al gauw 4 tot 6 weken in beslag kan nemen. In deze fase moet de ‘winnende expert’ ook daadwerkelijk aantonen dat hij ‘de best geoutilleerde expert’ voor de  aanbesteder. Hoefde hij zich tot nu toe te beperken tot hoofdlijnen; in deze fase moet hij onder meer een Plan van Aanpak opstellen, waarin in detail aangeven wordt hoe de opdracht zal worden uitgevoerd. Ook moet hij een risico-managementplan waarin alle mogelijke risico’s voor het specifieke project staan opgesomd, inclusief de door de expert vastgestelde beheersmaatregelen. Als de inschrijver de opdrachtgever overtuigend heeft kunnen garanderen, dat hij inderdaad de winnende expert is die de aanbesteder zoekt, wordt overgegaan tot definitieve gunning. Blijkt in deze fase dat hij dit niet kan aantonen, dan wordt zijn inschrijving alsnog afgewezen en zal -onder intrekking van het oude gunningvoornemen- een nieuw gunningvoornemen bekend worden gemaakt. Ook deze ‘nieuwe’ expert wordt getoetst en gewogen in een nieuwe “pre-award-fase” tot de ‘als de best geoutilleerde expert’ is geselecteerd.


De ervaringen met BVP

ITS begeleidt inmiddels vier BVP-aanbestedingen. Drie in samenwerking met Scenter, die in Nederland BVP breed heeft geïntroduceerd en al veel ervaring heeft opgedaan met deze succesvolle methodiek. De ervaringen van ITS tot nu toe met BVP zijn zeer positief. Ook van de zijde van de inschrijvers wordt de BVP-methodiek positief gewaardeerd. Onlangs heeft ITS een presentatie voor een grote groep aannemers in het noorden van het land gehouden. Alle deelnemers waren reeds of werden enthousiast over de introductie van de BVP-methodiek in aanbestedingsprocedures.
 
Van de afgeronde BVP-aanbestedingen waarvan ITS de juridische begeleiding doet, zullen wij onze ervaringen en de resultaten van die aanbestedingen in de ITS-nieuwsbrief blijven publiceren.
 


 

Wilt u meer weten over BVP / prestatieinkoop ? Neem dan gerust contact met ons op.